Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải có những nội dung gì? Nếu doanh nghiệp tiêu hủy tài liệu kế toán mà không lập biên bản thì liệu có bị xử phạt ?
Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán phải có những nội dung gì?
Căn cứ theo Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:
Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán
1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.
2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.
3. “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
Như vậy, theo quy định hiện nay thì Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải có các nội dung sau đây:
– Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy;
– Thời hạn lưu trữ của mỗi loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy;
– Hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán;
– Kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán.
Đồng thời, quy định này cũng nêu rõ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải được lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán. Do đó, nếu doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán mà không lập biên bản thì sẽ có những biện pháp xử lý riêng.
Tiêu hủy tài liệu kế toán nhưng không lập biên bản sẽ bị xử phạt như thế nào?
Tại điểm b khoản 3 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:
a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;
b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
Lưu ý: Mức mức phạt tiền được quy định trên đây là mức phạt áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP).
Theo đó, nếu như doanh nghiệp tiến hành tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ nhưng không thực hiện lập biên bản tiêu hủy thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000.
Khi nào được phép tiêu hủy tài liệu kế toán?
Căn cứ theo Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế toán cụ thể như sau:
Tiêu hủy tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.
3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Theo đó, doanh nghiệp được phép tiêu hủy tài liệu kế toán theo quyết định của người đại diện theo pháp luật khi tài liệu đó đã hết thời hạn lưu trữ và không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
