Việc lưu giữ những tài liệu, hồ sơ liên quan là một phần quan trọng trong việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Vậy tài liệu nào cần được lưu giữ và lưu giữ như thế nào?
Nguồn:Internet
1. Những tài liệu cần lưu giữ
Căn cứ vào Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, tùy theo loại hình mà doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau:
- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Có thể thấy, các tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ được chia thành các nhóm sau:
– Tài liệu pháp lý doanh nghiệp:
- Điều lệ công ty.
- Quy chế quản lý nội bộ của công ty.
- Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
– Tài liệu liên quan đến tài sản doanh nghiệp:
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp.
- Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
- Giấy phép và giấy chứng nhận khác.
- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.
– Tài liệu về quản trị nội bộ doanh nghiệp:
- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.
- Các quyết định của doanh nghiệp.
– Tài liệu tài chính, kế toán doanh nghiệp:
- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
2. Địa điểm và thời gian lưu giữ
Theo khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp quy định “Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu được quy định tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật”.
Về địa điểm lưu giữ: doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
Về thời gian lưu giữ: việc lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của pháp luật như Luật Đất đai, Luật Sở hữu trí tuệ, Thông tư 09/2011/TT-BNV … Ví dụ:
- Các tài liệu pháp lý của doanh nghiệp thì thời gian lưu giữ là vĩnh viễn.
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác thì thời gian lưu giữ theo thời gian có hiệu lực của văn bằng bảo hộ, giấy chứng nhận.
- Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị là 10 năm.
- Báo cáo tài chính, kế toán dài hạn, hàng năm là vĩnh viễn; báo cáo 6 tháng, 9 tháng là 20 năm và báo cáo quý, tháng là 5 năm.
Mục đích lưu giữ những tài liệu nhằm đánh giá hiệu quả trong việc hoạt động của công ty, trong đó những tài liệu thống kê nhiều nội dung, con số tài chính quan trọng và có giá trị, từ đó dễ dàng biết được tình hình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, làm cơ sở để người quản lý đưa ra nhiều kế hoạch sản xuất, chiến lược kinh doanh phát triển doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc lưu giữ hồ sơ giúp doanh nghiệp có thêm bằng chứng cho cơ quan Nhà nước, trong trường hợp cơ quan thuế, kiểm toán kiểm tra hoạt động, sự minh bạch của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể dùng những tài liệu đó để chứng minh. Ngoài ra, giúp việc chuyển giao thông tin giữa các thành viên công ty một cách dễ dàng và nhanh chóng.
3. Xử phạt về việc lưu giữ tài liệu
Hiện nay, hành vi không lưu giữ hay lưu giữ không đủ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp khá phổ biến, vì vậy theo quy định pháp luật sẽ bị xử lý hành chính theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP, cụ thể:
- Trong hoạt động đầu tư công: Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi cố ý hủy hoại, lừa dối, che giấu hoặc lưu giữ không đầy đủ tài liệu, chứng từ, hồ sơ liên quan đến quyết định chủ trương đầu tư, quyết định đầu tư, triển khai thực hiện chương trình, dự án (quy định tại khoản 4 Điều 6).
- Trong tổ chức và quản lý doanh nghiệp: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty (quy định tại điểm d khoản 2 Điều 34).
Căn cứ pháp lý:
Luật Doanh nghiệp 2020
Nghị định 50/2016/NĐ-CP
