1. Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử là gì?
Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử để thực hiện các giao dịch trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
Trong đó, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy theo quy định của pháp luật. (Điều 7 Nghị định 166/2016/NĐ-CP)
2. Các loại chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử
Cụ thể tại Điều 8 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử bao gồm:
– Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử.
– Chứng từ kế toán theo quy định về chế độ kế toán của Bảo hiểm xã hội Việt Nam bằng phương tiện điện tử.
– Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch bảo hiểm xã hội bằng phương tiện điện tử.
3. Các yêu cầu đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử
Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử phải đảm bảo các yêu cầu được quy định tại Điều 9 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, cụ thể như sau:
– Các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định tại mục 2 phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định của pháp luật.
Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến người ký cuối cùng.
– Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định Luật giao dịch điện tử 2005.
Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
+ Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy;
+ Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;
+ Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.
– Khi cần thiết, chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy, nhưng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
+ Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử;
+ Người thực hiện chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ giấy; phải đóng thêm dấu đối với những loại chứng từ có quy định phải đóng dấu.
+ Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.
4. Thời gian nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử
Theo Điều 10 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, thời hạn nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được quy định như sau:
– Cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện các giao dịch điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.
– Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổ chức I-VAN gửi thông báo xác nhận đã nhận được chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến địa chỉ thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân chậm nhất 15 phút sau khi nhận được chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp gửi đến.
5. Thời hạn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử
Thời hạn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.
