Thủ tục về lao động ban đầu

1. Lập Sổ quản lý lao động

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 (được hướng dẫn bởi Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Cụ thể như sau:

(i) Thời hạn lập Sổ quản lý lao động

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

(ii) Nội dung của Sổ quản lý lao động

Sổ quản lý lao động có thể được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý, nhưng phải đảm bảo các thông tin cơ bản về người lao động sau đây:

– Họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

– Trình độ chuyên môn kỹ thuật.

– Bậc trình độ kỹ năng nghề.

– Vị trí việc làm.

– Loại hợp đồng lao động.

– Thời điểm bắt đầu làm việc.

– Tham gia bảo hiểm xã hội.

– Tiền lương; nâng bậc, nâng lương.

– Số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm.

– Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.

– Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.

– Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

– Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin trên kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

(iii) Lập sổ theo dõi riêng đối với người lao động chưa thành niên

Khi sử dụng lao động chưa thành niên; doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải lập sổ theo dõi riêng, ghi đầy đủ họ tên, ngày tháng năm sinh, công việc đang làm, kết quả những lần kiểm tra sức khỏe định kỳ và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu (theo khoản 3 Điều 144 Bộ luật Lao động 2019).

>> Quý khách hàng có thể tham khảo Mẫu sổ quản lý lao động và Mẫu sổ theo dõi tình hình sử dụng lao động chưa thành niên.

2. Khai trình việc sử dụng lao động

Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019; doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng lao động có trách nhiệm khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp theo Nghị định về đăng ký doanh nghiệp (Nghị định 01/2021/NĐ-CP) và Nghị định 122/2020/NĐ-CP thì sẽ không phải giải trình việc sử dụng lao động. Bởi lẽ, quy trình đăng ký thành lập mới này đã bao gồm nội dung khai trình việc sử dụng lao động (căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP; khoản 1, 2 Điều 4 và khoản 2 Điều 10 Nghị định 122/2020/NĐ-CP).

3. Thông báo về số lao động làm việc với trung tâm dịch vụ việc làm

Theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH, doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng lao động có trách nhiệm gửi Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị (theo Mẫu số 28 ban hành kèm theo Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH) về Trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập.

4. Xây dựng và thông báo thang lương, bảng lương và định mức lao động

Ảnh minh họa – Nguồn từ Internet

Việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động được quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, cụ thể như sau:

– Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Trong đó, mức lao động là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

– Khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động; doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở). Đồng thời, người lao động cũng có quyền tham gia ý kiến về việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương, định mức lao động (theo điểm b khoản 1 Điều 44 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

– Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc cho người lao động biết trước khi thực hiện.

Các bước xây dựng định mức lao động

Hiện nay, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thường xây dựng định mức lao động thông qua 08 bước sau:

– Bước 1. Xác định công việc cần xây dựng định mức

Bước đầu tiên là xác định công việc cần xây dựng định mức. Công việc cần xây dựng định mức là công việc có thể định lượng được số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà người lao động phải thực hiện.

Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng định mức lao động.

– Bước 2. Tuyển chọn người lao động làm mẫu

Người lao động làm mẫu là người có trình độ, kỹ năng bình thường, làm việc trong điều kiện bình thường, sử dụng các phương tiện, máy móc, thiết bị hiện đại, sử dụng tiết kiệm thời gian và nguyên vật liệu.

– Bước 3. Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến định mức lao động

Các yếu tố ảnh hưởng đến định mức lao động cần được xác định trước khi xây dựng định mức. Các yếu tố này bao gồm:

– Trình độ, kỹ năng của người lao động.

– Điều kiện lao động.

– Phương tiện, máy móc, thiết bị.

– Thời gian lao động.

– Nguyên vật liệu.

– Bước 4. Thu thập số liệu

Số liệu cần thu thập để xây dựng định mức lao động bao gồm:

– Thời gian thực hiện công việc.

– Số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được thực hiện.

– Nguyên vật liệu sử dụng.

Số liệu này có thể được thu thập bằng các phương pháp sau:

– Quan sát trực tiếp.

– Đo đạc.

– Ghi chép.

– Bước 5. Xử lý số liệu

Số liệu thu thập được cần được xử lý để xác định định mức lao động. Phương pháp xử lý số liệu thường được sử dụng là phương pháp thống kê.

– Bước 6. Xác định định mức lao động

Định mức lao động được xác định bằng cách lấy trung bình cộng số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được thực hiện trong một đơn vị thời gian nhất định.

– Bước 7. Thử nghiệm định mức lao động

Sau khi xác định định mức lao động, cần tiến hành thử nghiệm định mức lao động để kiểm tra tính khả thi của định mức.

– Bước 8. Công bố định mức lao động

Định mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Trách nhiệm xây dựng và thông báo định mức lao động thuộc về người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động có thể tự xây dựng định mức lao động hoặc thuê tổ chức tư vấn xây dựng định mức lao động.

Lưu ý khi xây dựng thang, bảng lương:

– Mức lương ở bậc thấp nhất của thang lương, bảng lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định (Xem chi tiết tại Bảng tra cứu mức lương tối thiểu vùng theo cấp huyện từ ngày 01/7/2024).

– Hiện nay, không còn áp dụng quy định về mức lương của người lao động làm công việc đòi hỏi đã qua học nghề, đào tạo nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng. Do đó, doanh nghiệp, hộ kinh doanh không cần cộng thêm 7% vào mức lương đối với công việc đã qua học nghề, đào tạo nghề (theo quy định tại Nghị định 74/2024/NĐ-CP).

– Bộ luật Lao động 2019 không còn bắt buộc khoảng cách giữa hai bậc lương liền kề nhau tối thiếu là 5%. Do đó, doanh nghiệp, hộ kinh doanh được quyền tự quyết định khoảng cách giữa các bậc lương cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh.

>> Tham khảo các mẫu văn bản liên quan đến việc xây dựng thang, bảng lương:

– Mẫu thang lương, bảng lương.

– Quyết định ban hành thang, bảng lương.

5. Xây dựng và đăng ký nội quy lao động

Theo quy định tại Điều 118, 119, 120, 121 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động phải được xây dựng và đăng ký như sau:

(i) Hình thức của nội quy lao động

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải ban hành nội quy lao động với hình thức như sau:

– Nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.

– Nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

(ii) Nội dung của nội quy lao động

Nội  dung của nội quy lao động không được trái với quy định pháp luật. Nội quy lao động phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.

– Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động.

– An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.

– Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

– Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật.

– Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động 2019.

– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động (quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm).

– Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại.

– Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động 2019 hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Lưu ý: Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động; doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

(iii) Đăng ký nội quy lao động đối với công ty cổ phần

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động. Cụ thể như sau:

– Thành phần hồ sơ:

+ Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.

+ Nội quy lao động.

+ Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở).

+ Các văn bản của doanh nghiệp, hộ kinh doanh có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

– Nơi nộp hồ sơ:

+ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thuộc UBND cấp tỉnh nơi doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký kinh doanh.

+ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội thuộc UBND cấp huyện được Sở Lao động – Thương binh và Xã hội ủy quyền thực hiện đăng ký nội quy lao động.

Lưu ý: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

– Thời hạn giải quyết:

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ ra thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp, hộ kinh doanh sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.

(iv) Thông báo và niêm yết nội quy lao động

Nội quy lao động sau khi được ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến người lao động. Đồng thời, những nội dung chính trong nội quy lao động phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

(v) Thời điểm có hiệu lực của nội quy lao động

– Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày Sở Lao động – Thương binh và Xã hội/Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

– Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do doanh nghiệp, hộ kinh doanh quyết định trong nội quy lao động.