Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh (không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn) cần phải tiến hành đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Cụ thể như sau:

1.1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

1.2. Hình thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hình thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như sau:

– Doanh nghiệp, hộ kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn thì phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

– Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể lựa chọn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua:

+ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế; hoặc

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

(Xem cụ thể các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ tại đoạn (2) của Mục 2.1 bên dưới).

– Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

1.3. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

(1) Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

Căn cứ Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu Tờ khai Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như hướng dẫn ở mục 1.2).

(2) Cơ quan thuế gửi thông báo về việc tiếp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

Cơ quan thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận/không tiếp nhận tờ khai đăng ký của doanh nghiệp, hộ kinh doanh như sau:

– Gửi thông báo qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

– Gửi trực tiếp cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế đối với trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

(3) Cơ quan thuế thông báo chấp thuận/không chấp thuận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua các hình thức tương ứng như khi gửi thông báo tiếp nhận tờ khai đăng ký nêu ở bước (2).

>>Mẫu Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử (Mẫu 01/TB-ĐKĐT) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Riêng trường hợp doanh nghiệp đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế:

– Cơ quan thuế đã ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng doanh nghiệp chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.

– Thời gian thực hiện kết nối trong 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp:

+ Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công: doanh nghiệp gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế (theo quy định tại Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

+ Trường hợp sau 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo, doanh nghiệp không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối hoặc kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu không thành công: doanh nghiệp phải nộp tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu Tờ khai Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và thực hiện chuyển dữ liệu qua Tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

(4) Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

Kể từ thời điểm được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải:

– Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây.

– Tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Ảnh minh họa – Nguồn từ Internet

2. Mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

2.1. Các đối tượng được mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Căn cứ Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, hộ kinh doanh được mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in khi thuộc một trong các đối tượng sau:

(1) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng đang trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố.

(2) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng đầu sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp: không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính (trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao).

Trong trường hợp này, doanh nghiệp, hộ kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, sau đó chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (nếu đủ điều kiện) theo hướng dẫn tại Mục 1 bên trên.

2.2. Thủ tục mua hóa đơn lần đầu của cơ quan thuế đặt in

Hồ sơ cần chuẩn bị

Căn cứ khoản 1 Điều 24  Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hồ sơ mua hóa đơn lần đầu của cơ quan thuế đặt in bao gồm:

– Đơn đề nghị mua hóa đơn (theo Mẫu Đơn đề nghị mua hóa đơn số 02/ĐN-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

– Văn bản cam kết (theo Mẫu Cam kết số 02/CK-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

– CMND/Thẻ CCCD còn trong thời hạn sử dụng của người mua hóa đơn (là người có tên trong đơn hoặc người được doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh ủy quyền bằng giấy ủy quyền mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in).

– Con dấu của doanh nghiệp, hộ kinh doanh (nếu có).

Lưu ý: Khi đến mua hóa đơn, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện việc mua hóa đơn lần đầu do cơ quan thuế đặt in như sau:

– Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp hồ sơ mua hóa đơn đến Cục thuế tại tỉnh nơi doanh nghiệp, hộ kinh doanh đặt trụ sở chính (Lưu ý: Cơ quan thuế bán hóa đơn cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh theo tháng).

– Số lượng hóa đơn được mua lần đầu không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn (trường hợp chưa hết tháng đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo).

Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

– Đối với các lần mua hóa đơn sau, sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình kê khai nộp thuế và đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong ngày. Số lượng hóa đơn bán cho công ty không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.

– Hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán được thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trước khi bán lần đầu Cục Thuế sẽ lập thông báo phát hành hóa đơn đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

– Giá bán của hóa đơn được Cục trưởng Cục Thuế quyết định và niêm yết theo nguyên tắc giá bán đảm bảo bù đắp chi phí thực tế, không vì mục tiêu lợi nhuận. Cơ quan thuế các cấp không được thu thêm bất kỳ khoản thu nào ngoài giá bán đã niêm yết.

(Theo khoản 2 Điều 24  Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

3. Danh mục biểu mẫu về hóa đơn, chứng từ

(i) Danh mục biểu mẫu về hồ sơ hóa đơn, chứng từ

– Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh (Mẫu 06/ĐN-PSĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TH-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Hóa đơn điện tử) (Mẫu 03/DL-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Đơn đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (Mẫu 02/ĐN-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Văn bản cam kết khi mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (Mẫu 02/CK-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy (Mẫu 02/HUY-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy (Mẫu BC21/HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy (Mẫu BC26/HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng của tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn cơ quan thuế quản lý (Mẫu BK02/CĐĐ-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Bảng kê chi tiết hóa đơn của tổ chức, cá nhân đến thời điểm quyết toán hóa đơn (Mẫu BK02/QT-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(ii) Danh mục mẫu biểu cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

– Đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung tài khoản truy cập/nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (Mẫu 01/CCTT-ĐK) Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Đăng ký sử dụng hình thức nhắn tin tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (Mẫu 01/CCTT-NT) Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Đăng ký kết nối, dừng kết nối với Cổng thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (Mẫu 01/CCTT-KN) Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc đăng ký mới hoặc bổ sung nội dung cung cấp thông tin/tài khoản truy cập hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (Mẫu 01/CCTT-TB) Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(iii) Danh mục thông báo của cơ quan quản lý thuế

– Thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-HĐSS) ban hành kèm theo Nghị định 41/2022/NĐ-CP.

– Thông báo về việc tiếp nhận/không tiếp nhận (Mẫu 01/TB-TNĐT) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử (Mẫu 01/TB-ĐKĐT) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát (Mẫu 01/TB-RSĐT) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TB-KTDL) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Thông báo về việc hết thời gian sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền và chuyển sang thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế/qua ủy thác tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử; không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (Mẫu 01/TB-KTT) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Thông báo phát hành hóa đơn (hóa đơn, chứng từ giấy) dành cho cơ quan thuế (Mẫu 02TB/PH-HĐG) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(iv) Các mẫu tham khảo về hóa đơn/biên lai điện tử hiển thị

– Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) (Mẫu 01/GTGT) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù) (Mẫu 01/GTGT-ĐT) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ) (Mẫu 01/GTGT-NT) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Hóa đơn điện tử bán hàng (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp) (Mẫu 02/BH) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Hóa đơn bán tài sản công (Mẫu 08/TSC) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia (Mẫu 01/DTQG) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03/XKNB) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý (Mẫu 04/HGĐL) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Bảng kê hàng hóa bán ra (Mẫu 01/BK-CSGH) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 03/TNCN) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP