Theo quy định của luật doanh nghiệp, khi doanh nghiệp thay đổi thông tin con dấu công ty hoặc đăng ký sử dụng con dấu mới phải thực hiện thủ tục đăng tải mẫu dẫu công ty qua mạng điện tử.
Thủ tục đăng tải mẫu con dấu công ty qua mạng điện tử được thực hiện như sau:
Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký danh nghiệp
Doanh nghiệp cần tạo một tài khoản trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia tại trang Web dangkyquamang.dkkd.gov.vn. và gửi yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh, file scan bản công chứng chứng minh thư của người chủ tài khoản tới phòng đăng ký kinh doanh. Sau 01 ngày làm việc, Sở kể hoạch đầu tư sẽ gửi thông báo cho phép chủ tài khoản sử dụng tài khoản để nộp hồ sơ và ký hồ sơ.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo mẫu dấu công ty
Thành phần hồ sơ:
-Thông báo sử dụng mẫu con dấu, hoặc thông báo thay đổi mẫu con dấu ( theo mẫu tại phụ luc II-8 và II-9 ban hành kèm theo thông tư 20/2015/TT-BKHDT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp)
-Giấy ủy quyền cho cá nhân nộp thông báo mẫu dấu (Người được ủy quyền) hoặc hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ thông báo mẫu dấu
– Chứng minh thư của người nộp hồ sơ bản sao công chứng.
Bước 3: Nhập thông tin và ký nộp hồ sơ.
Doanh nghiệp nhập thông tin và scan hồ sơ lưu ở định dạng PDF, tải file mềm hồ sơ đã scan vào mục tương ứng
Doanh nghiệp ký hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số điện tử (Chữ ký số dùng để nộp thuế qua mạng của công ty)
Sau 3-5 ngày làm việc Sở kế hoạch đầu tư sẽ đăng tải thông tin mẫu con dấu của doanh nghiệp lên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và gửi thông báo đăng tải mẫu con dấu của doanh nghiệp lên cổng thông tin tới email của người liên hệ.
Lưu ý: Thông tin đăng tải là bản scan Thông báo sử dụng mẫu con dấu hoặc thông báo thay đổi mẫu con dấu. Doanh nghiệp có thể kiểm tra mẫu dấu của doanh nghiệp bằng cách truy cập vào trang dangkykinhdoanh.gov.vn đánh mã số doanh nghiệp vào ô tìm kiếm, chọn thông tin doanh nghiệp hiện ra sau đó chọn mục mẫu dấu.
Ngày có hiệu lực của con dấu là ngày ghi trên bản thông báo mẫu dấu được đăng tải và doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu để đóng vào hợp đồng và các giấy tờ giao dịch. Tuy nhiên, kể từ ngày thông báo mẫu dấu được đăng tải thì doanh nghiệp mới có thể sử dụng con dấu để đóng vào các văn bản gửi cho cơ quan thuế, ngân hàng và các cơ quan nhà nước khác do khi đó con dấu mới được thông báo với các cơ quan trên.
