Tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn bao lâu? Chứng từ kế toán sử dụng để lập báo cáo tài chính thì phải lưu trữ mấy năm?

Tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn bao lâu? Chứng từ kế toán được sử dụng để lập báo cáo tài chính thì phải lưu trữ mấy năm?

Tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn bao lâu?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định về việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

…

Như vậy, theo quy định nêu trên thì tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

Cụ thể, theo Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì những loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

(1) Chứng từ kế toán.

(2) Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

(3) Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

(4) Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:

– Các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;

– Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;

– Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;

– Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;

– Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Chứng từ kế toán sử dụng để lập báo cáo tài chính thì phải lưu trữ mấy năm?

Theo Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về những tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

5. Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

6. Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định này.

7. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Theo đó, đối với những chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì phải được lưu trữ ít nhất là 10 năm. Còn với những chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì thời gian lưu trữ ít nhất là 05 năm.

Tài liệu kế toán nào phải được lưu trữ vĩnh viễn?

Căn cứ theo Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:

– Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn;

– Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn;

– Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia;

– Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

* Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:

– Các tài liệu kế toán có tính sử liệu;

– Các tài liệu kế toán có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn trong trường hợp này do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.