Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải đăng ký địa chỉ trụ sở đặt văn phòng đại diện. Tuy nhiên văn phòng đại diện có thể không hoạt động tại một địa chỉ trong suốt quá trình hoạt động. Có nhiều lý do dẫn đến sự thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Vậy thủ tục này được thực hiện như thế nào? Hồ sơ bao gồm những gì? Có những lưu ý gì khi thực hiện thủ tục này? Khách hàng hãy tham khảo bài viết của luật P&P để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện là gì?
Trụ sở văn phòng đại diện là nơi đặt văn phòng đại diện, đây là địa chỉ liên hệ của văn phòng đại diện, địa chỉ này phải ghi chi tiết từ số nhà/ngõ/ngách/đường/phố/ thôn/xóm/, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố. Văn phòng đại diện không bắt buộc phải hoạt động tại một địa chỉ trong suốt quá trình hoạt động. Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện có thể thay đổi do nhiều lý do khác nhau. Khi thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Vậy thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện là các công việc doanh nghiệp thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh về việc thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện sang một địa chỉ mới.
Tại sao phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện?
Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện là thông tin không thể thiếu trong nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Đây cũng là thông tin hiển thị trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, nên theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi về nội dung đăng ký hoạt động của các đơn vị phụ thuộc trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Nếu doanh nghiệp vi phạm thời hạn trên sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Tùy theo thời gian vi phạm sẽ có các mức phạt khác nhau, thời gian vi phạm càng lâu mức phạt sẽ càng cao, cụ thể như sau:
– Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi thông báo quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày
– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi thông báo quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày
– Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi thông báo quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên
Điều kiện thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện?
Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện cần đáp ứng các điều kiện sau:
– Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện trước tiên doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ giấy tờ theo quy định của pháp luật. Vì khi nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu không đầy đủ hồ sơ theo quy định thì hồ sơ được xem là không hợp lệ.
– Địa chỉ trụ sở mới cũng là một điều kiện quan trọng khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Vì pháp luật có quy định về những nơi không được làm trụ sở văn phòng đại diện. Vì vậy mà địa chỉ trụ sở mới của văn phòng đại diện phải đáp ứng theo yêu cầu của pháp luật tránh việc lựa chọn địa chỉ không đúng quy định.
Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện?
– Theo quy định trụ sở của văn phòng đại diện không được đặt tại chung cư, nhà tập thể chỉ có mục đích để ở. Vì tùy theo chức năng mà chung cư sẽ có những kết cấu khác nhau, chung cư chỉ có mục đích để ở sẽ không thể đáp ứng yên cầu để làm trụ sở của văn phòng đại diện.
– Để tránh sự nhầm lẫn về địa chỉ giữa các văn phòng đại diện, hay với địa chỉ của các đơn vị khác khách hàng cần phải ghi thông tin địa chỉ cụ thể, chi tiết từ số nhà/ngõ/ngách/đường/phố đối với văn phòng đại diện tại thành phố và thôn/xóm đối với văn phòng đại diện tại nông thôn.
– Trụ sở của văn phòng đại diện phải thuộc sở hữu của doanh nghiệp
Hồ sơ của thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện gồm những gì?
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện là một thủ tục có thành phần hồ sơ khá đơn giản bao gồm:
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm các nội dung sau: Tên, mã số doanh nghiệp, ngày cấp và nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký của doanh nghiệp chủ quản; thông tin của văn phòng đại diện gồm tên, mã số văn phòng đại diện, ngày cấp và nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; Nội dung đăng ký thay đổi là thay đổi địa chỉ trụ sở: khách hàng kê khai địa chỉ cũ và địa chỉ mới và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
– Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và giấy tờ pháp lý của người đi nộp hồ sơ: Căn cước công dân/ chứng minh nhân dân.
Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện được thực hiện như thế nào?
Khi thực hiện một thủ tục hành chính doanh nghiệp, khách hàng phải thực hiện theo một trình tự nhất định, trình tự này bao gồm các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện bao gồm đầy đủ theo các giấy tờ nêu trên
Bước 2: Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến
Sau khi nhận được hồ sơ của doanh nghiệp, phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao giấy biên nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mới trong thời hạn 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ không hợp lệ phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo cho doanh nghiệp và nêu lý do.
Bước 3: Nhận kết quả
Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện có phải thực hiện chốt thuế không?
Theo quy định của luật doanh nghiệp khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện dẫn đến sự thay đổi về cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp phải thực hiện chốt thuế với cơ quan thuế về việc chuyển địa điểm theo quy định của luật thuế. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện là chi cục thuế cấp huyện nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở vì vậy khi thay đổi địa chỉ từ quận/huyện này sang quận/huyện khác hoặc chuyển từ tỉnh/thành phố này sang tỉnh/thành phố khác sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Với trường hợp này doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục chốt thuế.
Hồ sơ của thủ tục chốt thuế bao gồm những giấy tờ sau:
– Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST
– Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ
Quy trình thực hiện chốt thuế
Thẩm quyền: Cơ quan thuế nơi chuyển đi
Trước khi chuyển trụ sở văn phòng đại diện, doanh nghiệp nộp một bộ hồ sơ đến cơ quan thuế nơi chuyển đi hoàn thành cách nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế nơi chuyển đi. Sau khi hoàn thành thủ tục chốt thuế cơ quan thuế nơi chuyển đi gửi thông báo mẫu số 09-MST về việc chuyển địa chỉ cho doanh nghiệp.
Vướng mắc của khách hàng trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện?
Câu hỏi: Hiện tại văn phòng đại diện của công ty tôi có địa chỉ tại quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, công ty tôi muốn chuyển địa chỉ văn phòng đại diện này đến Hải Dương thì công ty tôi phải thực hiện như thế nào?
Trả lời: Đây là trường hợp chuyển địa chỉ khác tỉnh nên bước đầu tiên doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại chi cục thuế quận Đống Đa. Sau khi nhận được thông báo chuyển địa điểm của chi cục thuế quận Đống Đa, công ty thực hiện nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại phòng đăng ký kinh doanh. Đối với trường hợp chuyển địa chỉ văn phòng đại diện khác tỉnh doanh nghiệp gửi hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện chuyển đến cụ thể là phòng đăng ký kinh doanh tỉnh Hải Dương.
Câu hỏi: Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện có làm thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện không?
Trả lời: Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải kê khai thông tin về địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, đây là thông tin được hiển thị trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Vì vậy khi thay đổi sang địa chỉ mới khác với địa chỉ đã đăng ký sẽ làm thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Câu hỏi: Công ty tôi đang thực hiện thủ tục thay đổi người đứng đầu địa điểm kinh doanh và đang có mong muốn thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện thì có thể thực hiện đồng thời cả hai thủ tục đó không?
Trả lời: Theo quy định doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện một thủ tục trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp không thể thực hiện cùng lúc hai thủ tục thay đổi trên cơ sở dữ liệu. Chính vì vậy công ty bạn không thể thực hiện đồng thời cả hai thủ tục thay đổi cùng một lúc.
Câu hỏi: Công ty tôi vừa thực hiện thay đổi tên, nhưng chưa thực hiện thay đổi tên các đơn vị phụ thuộc thì công ty tôi có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện không?
Trả lời: Theo quy định của luật doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”. Vì vậy khi thay đổi tên công ty sẽ dẫn đến thay đổi tên văn phòng đại diện, nên công ty phải thực hiện thủ tục thay đổi tên cho văn phòng đại diện. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện mà thực hiện các thủ tục thay đổi hồ sơ của doanh nghiệp sẽ không được chấp thuận. Chính vì vậy mà trong trường hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi tên cho văn phòng đại diện sau đó mới có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện.
Dịch vụ thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện
– Tư vấn khách hàng thông tin liên quan đến thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện
– Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về thủ tục đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện
– Soạn thảo hồ sơ về thủ tục đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện
– Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện
– Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện
